Cómo Kanban Habría Transformado Mi Trabajo Como Administrador de TI en Solitario

Ser el único administrador de TI en una empresa puede ser un desafío monumental. Durante mi tiempo en esta posición, tenía que lidiar con una carga interminable de tareas: resolver problemas urgentes, mantener los sistemas funcionando, realizar mantenimientos preventivos y, por supuesto, estar disponible para cualquier incidencia que surgiera. Todo esto sin apoyo adicional. Ahora que miro hacia atrás, me doy cuenta de que implementar la metodología Kanban podría haber sido una solución ideal para organizarme mejor y trabajar de manera más eficiente.

Aquí quiero compartir cómo Kanban habría cambiado la forma en que gestionaba mi día a día.

¿Qué es Kanban?

Kanban es una metodología visual para la gestión de tareas que permite organizar el trabajo de manera eficiente y optimizar los flujos de trabajo. Usando un tablero con columnas como Pendientes, En progreso y Finalizado, esta técnica ayuda a visualizar todas las tareas, priorizarlas y evitar la sobrecarga.

Cómo Kanban Me Habría Ayudado en Mi Rol de TI

1. Visualizar Todas Mis Tareas

   Cuando manejas muchas responsabilidades, es fácil perder de vista ciertas tareas, especialmente las preventivas. Con un tablero Kanban, habría podido ver claramente todo lo que tenía en mi lista, desde tickets de soporte hasta revisiones programadas.

   Un tablero típico para mis necesidades podría haber sido así:

   • Pendientes: Nuevas incidencias y tareas.
   • En progreso: Incidencias críticas o tareas en las que estaba trabajando activamente.
   • Esperando: Casos donde dependía de aprobación o piezas externas.
   • Finalizado: Trabajos completados.

   Esto habría sido especialmente útil para no dejar tareas importantes sin atender por estar apagando "fuegos" constantes.

2. Priorizar Incidencias y Mantenimiento

   En TI, no todas las tareas tienen la misma urgencia. Con Kanban, habría podido etiquetar las tareas según su prioridad:

   • Alta prioridad: Sistemas caídos, problemas críticos de red.
   • Media prioridad: Configuración de nuevos equipos.
   • Baja prioridad: Mantenimiento preventivo.

   Este sistema visual me habría ayudado a enfocar mi atención en lo que realmente importaba, mientras mantenía visibles las tareas de menor urgencia para no olvidarlas.

3. Limitar el Trabajo en Progreso (WIP)

   Uno de los principios clave de Kanban es limitar el trabajo en progreso. Como era el único encargado del área, a menudo intentaba hacer varias cosas al mismo tiempo, lo que a veces resultaba en tareas inconclusas. Al implementar un límite en la columna En progreso, podría haberme enfocado en una o dos tareas clave antes de pasar a la siguiente.

   Por ejemplo, en lugar de intentar arreglar un servidor y configurar equipos al mismo tiempo, habría terminado el servidor antes de empezar con otra cosa. Esto habría reducido errores y mejorado la calidad de mi trabajo.

4. Gestionar el Mantenimiento Preventivo

   El mantenimiento preventivo es fundamental en TI, pero fácilmente se pasa por alto cuando surgen emergencias constantes. Con Kanban, habría podido crear tareas recurrentes y programarlas en mi tablero, como:

   • Actualización de sistemas operativos.
   • Limpieza de hardware.
   • Verificación de respaldos.
   • Revisiones de seguridad de red.

   Mantener estas tareas visibles me habría asegurado cumplir con ellas, evitando problemas mayores a largo plazo.

5. Identificar Cuellos de Botella

   En ocasiones, algunas tareas se retrasaban por razones fuera de mi control, como esperar la llegada de piezas o aprobaciones de presupuesto. Usando Kanban, estas tareas podrían haber estado en una columna Esperando, mostrando claramente a los demás (y a mí mismo) dónde estaban los puntos de bloqueo.

   Esto habría facilitado la comunicación con mis superiores, ayudándoles a entender por qué ciertas tareas no avanzaban tan rápido como se esperaba.

6. Documentar Mi Trabajo

   La columna Finalizado no solo habría sido una satisfacción visual, sino también una herramienta de documentación. Al final del mes, podría haber revisado todo lo completado, facilitando la elaboración de reportes para mis jefes o mostrando el valor de mi trabajo.

Herramientas Que Podría Haber Usado

Aunque un tablero físico con post-its habría funcionado, herramientas digitales como Trello, Asana o Jira habrían sido aún más útiles. Estas plataformas permiten:

• Crear recordatorios automáticos para tareas recurrentes.
• Acceder al tablero desde cualquier dispositivo.
• Compartir el estado de las tareas con los interesados.

Lecciones Aprendidas

Mirando hacia atrás, creo que Kanban no solo habría optimizado mi flujo de trabajo, sino que también habría reducido el estrés. La claridad y la organización que proporciona habrían hecho que mi carga de trabajo fuera mucho más manejable, incluso siendo el único en mi área.

Si eres un administrador de TI enfrentando desafíos similares, te animo a que pruebes esta metodología. Kanban no requiere una implementación complicada y sus beneficios son inmediatos. Tu tiempo y energía lo agradecerán.

¿Te ha pasado algo similar en tu trabajo? Me encantaría leer tus experiencias en los comentarios. 😊